cpr   Richter DV-Lösungen GmbH



























 


 

Facility Management
Einführung an der TU Darmstadt

  Funktionale Nutzungsplanung
TU Darmstadt
 
Die TU Darmstadt umfasst etwa xxx Gebäude. Im Laufe der Jahre wurden zu ihrer Verwaltung viele alleinstehende Anwendungen mit Standardsoftware wie Tabellenkalkulation und Datenverwaltungen erarbeitet. Eine weitere Steigerung der Effizienz und Effektivität erforderte die organisatorische und technische Zusammenführung dieser Einzelanwendungen in ein Gesamtsystem: Ein zentrales Facility Management sollte eingeführt werden.
Im Auftrag der Verwaltung der TU Darmstadt untersuchten wir die Gegebenheiten und entwickelten eine Strategie, wie dieses Ziel am besten zu erreichen sei. Unsere Empfehlung lautete:
Evolution statt Revolution!
Es zeigte sich nämlich, dass
in den bestehenden Einzelanwendungen sehr viel spezielles Know How und Erfahrungen enthalten waren
die existierenden Datenbestände zwar uneinheitlich, aber sehr gut strukturiert waren
die Mitarbeiter ihre Aufgaben sehr engagiert organisiert und die schon erwähnten DV-Werkzeuge genau genau auf ihre Bedürfnisse abgestimmt selbst entwickelt haben
Ein von außen gekauftes FM-System hätte folgende Nachteile mit sich gebracht:
„Verlust“ eigenen, spezifischen Know Hows durch Ersatz mit neutralen, unspezifischen Verfahren
Aufwand für „doppelte Anpassung“: Organisation an neues FM-System und FM-System an Anwendungserfordernisse
daraus resultierende Demotivation der Mitarbeiter
 
Darum konnte kurzfristig die richtige Vorgehensweise nur sein:
Koordination der Datenstrukturen und Datenfelder
Organisation und Implementierung definierter Schnittstellen
Organisation der Datenpflege
Zusammenführen der Daten in einer dezentralen Datenbank
Zugriff der Anwendungen auf diese Datenbasis
Ziele waren:
kontinierliche Entwicklung
dezentrale Datenverwaltung
möglichst weitgehende Beibehaltung bestehender Standardanwendungen
Sammlung von Erfahrung
Langfristig sollten darauf aufbauend die Anforderungen an ein später evtl. zu beschaffendes FM-System kompetent formuliert werden können.